95后行政采购人谈采购效率,轻松实现精准、精确、精细的采购管理

在很多行外人看来,“采购”这份工作应该是一件比较容易的事,无非就是在对比价格后“买买买”。但实际上,采购却是一个非常专业、且流程十分复杂的工作,并非像一些行外人想象的那么轻松。

58集团采购高级专员冯欣表示,“采购其实是一个专业性极强的岗位,身处不同行业面对的采购品类和流程也是大相径庭,这就要求专业的采购人员要有快速学习的能力,包括成本分析、价格判断、预算规划等。在没入行前,我也不清楚采购工作竟然有这么多维度的事情,真正到岗工作后才发现采购要比外界想象的复杂太多太多。”

曾经有一个月的时间,冯欣同时操作近20个业务,每天都要加班到深夜。“不仅仅是项目数量多,对于我们的一些创新性业务,在做采购服务时,执行的难度和周期也充满着挑战”。以冯欣比较熟悉的58集团汽车业务为例,此前一个VR看车项目,业务部门本身的需求并不是很清晰,冯欣需要一边寻找供应商,一边跟供应商们了解VR看车之前有什么成功的案例,或者其他VR看车项目在实践的过程中有没有新的技术可以去更快满足团队需求。仅仅是这个过程,冯欣和同事就用了4个月时间。在摸清“底细”以后,还要对各家供应商提供的方案、价格等做出内部评估,最终完成落地,整个流程全部完成整整花费了半年时间。

在冯欣看来,如果这时有一个成熟的数字化采购服务平台,可以精准、精确、精细地帮助他们解决在VR看车这个场景中的采购需求,会节省他们大量的时间。

目前,58集团的采购团队规模是30多人,他们服务的是58集团3万多员工的采购需求。因此对于冯欣所在的采购部门来说,加班熬夜自然是常事。“虽然我是95后,但在加班频繁的时候,头发经常是一把一把的掉。”冯欣说,采购环节中涉及很多重复性、机械性的工作,这些工作难度不大却异常折磨人,因为这些工作都要求准确度,一旦出现问题影响是非常大的。比如结算工作,就是典型重复性高,投入精力又要多的工作,一旦失误就会造成资金的损失。

冯欣表示,为解决这些问题以及员工的工作压力,58集团开始逐步对采购工作进行数字化管理,与第三方的平台服务结合,优化其采购及结算系统,用“数字替身”将采购人从重复性的工作中解放出来,进而将更多精力用在开拓新业务上。

那58集团在对采购工作进行数字化管理时,究竟做了哪些事情?冯欣举了个例子,58集团的汽车业务线去年的发展速度非常快,在各个城市进行业务扩张时产生了大量的采买需求,大到办公用品、家电,小到一些零星用品。如果按照过去传统的采购方式,以冯欣为代表的采购人们,又要沟通代采服务商,或者投入大量的时间和精力在选品、议价、签约、支付、开票、物流运输等环节,流程异常繁琐,加班自然成为常态化。但58集团通过跨平台技术接入京东VOP,直接把采购、结算系统与京东供应链能力连接起来,实现了采购全流程线上化,并按照合同约定周期统一进行公司间结算,大幅提升了他们在采购方面的工作效率和准确性。

根据介绍,京东VOP解决方案可以让企业节省非必要建设,降低系统建设成本,将京东优势能力便捷接入自有平台,即可以获取到京东丰富的商品品类、优质高效的配送服务体系、成熟的系统对接模式,成功实现数据信息直联互通,完成选品、物流、售后、结算等采购全流程,真正让企业对采购环节实现一站式供应、智能化协同、统一化管理,继而完善和提升企业的采购能力与效率。

作为一家新型实体企业,京东一直在深入洞察企业数字化需求,京东企业业务依托集团扎实的基础设施、高效的数智化社会供应链、创新的技术服务能力打造的一体化、一站式解决方案,将会为企业数字化转型的深入推进持续提供高质量服务。

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